Nếu bạn là một người yêu thích sự chỉn chu, rõ ràng trong công việc thì việc sử dụng biểu đồ Gantt trong Powerpoint là một lựa chọn tồt. Biểu đồ này gồm 2 thành phần chính: trục tung (dùng để thể hiện các đầu mục công việc) và trục hoành (dùng để thể hiện các mốc thời gian thực hiện các đầu mục công việc đó). Khi nhìn vào một biểu đồ Gantt thì bạn sẽ dễ dàng nắm bắt được công việc cần phải làm và thời gian cần phải thực hiện nó. Chúng ta cùng bắt đầu
Hướng dẫn cách vẽ biểu đồ Gantt trong Powerpoint
Bước 1: Tải Microsoft Powerpoint về máy (nếu bạn chưa sở hữu nó). Nếu bạn đã có Powerpoint trong thiết bị rồi thì hãy mở nó lên. Sau đó, tại ngăn tùy chọn bên trái màn hình chọn tab New (dưới tab Home).
Bước 2: Sau khi đã mở được tab New ra, tại thẻ Office, gõ Gantt hoặc Gantt chart vào ô trống rồi nhấn tìm kiếm (biểu tượng hình kính lúp) hoặc nhấn Enter trên bàn phím.
Trong kết quả tìm kiếm Gantt chart, ta sẽ có 5 biểu đồ khác nhau:
- Two year Gantt chart
- Five year Gantt chart
- Blue two year Gantt chart
- Multi month Gant chart
- Two month Gantt chart
Tùy vào mục đích sử dụng của bạn mà bạn chọn biểu đồ Gantt phù hợp với bản thân.
Ở đây chúng tôi sẽ chọn biểu đồ mẫu Five year Gantt chart. Sau khi bạn chọn biểu đồ mẫu xong thì sẽ có một cửa sổ xuất hiện, cửa số này sẽ cho bạn thấy biểu đồ mẫu bạn đã chọn (như hình ảnh dưới đây). Việc của bạn là chọn Create để tạo một biểu đồ cho riêng bạn.
Bước 3: Sau khi bạn nhấn Create thì bạn sẽ có biểu đồ mẫu xuất hiện trên một slide mới. Và bây giờ thì bạn có thể tùy ý chỉnh sửa nó theo ý muốn của mình rồi.
Trước hết thì hãy bắt đầu với việc chỉnh sửa các tiêu đề nằm trên trục hoành và trục tung để nêu rõ các nội dung công việc và các mốc thời gian thực hiện công việc của bạn: Year (Năm), Task (Nhiệm vụ). Bạn thực hiện thao tác này bằng cách click chuột vào hộp văn bản rồi chỉnh sửa nó theo ý muốn thôi.
Tiếp theo, là chỉnh sửa tới thanh tác vụ – là những thanh ngang như dưới hình vẽ dưới đây. Thanh tác vụ này có tác dụng là để thể hiện thời lượng của dự án, công việc hay nhiệm vụ của bạn. Để có thể chỉnh sửa thanh tác vụ này, bạn chỉ cần nhấp chuột vào thanh tác vụ bạn muốn chỉnh sửa, rồi kéo thả chuột để điều chỉnh cho phù hợp với mục đích của bạn thôi.
Cuối cùng, là chỉnh sửa mốc thời gian bắt đầu và kết thúc của dự án hay công việc của bạn (đó là những hình thoi trên cùng bên trái và dưới cùng bên phải). Để chỉnh sửa thì bạn chỉ cần nhấp chuột vào hộp văn bản và sửa thành thời gian thích hợp thôi!
Bước 4: Nếu bạn không thích màu của biểu đồ mẫu thì đừng lo, chúng ta có thể dễ dàng thay đổi nó. Đầu tiên, bạn chọn biểu đồ hay thành phần bạn muốn đổi màu. Rồi sau đó, bạn chọn Tab Shape Format trên thanh công cụ. Rồi chọn Shape Fill. Tại đây, bạn hãy chọn màu mà bạn ưng ý để thay thế cho màu cũ nhé.
Ngoài ra, để làm cho biểu đồ Gantt của bạn trở nên bắt mắt và thú vị hơn thì bạn có thể đổi màu viền bằng Shape Outline hay thêm hiệu ứng bằng Shape Effects.
Powerpoint thật tiện lợi đúng không. Trên đây là toàn bộ các bước để tạo một biểu đồ Gantt chart hoàn chỉnh mà chúng tôi muốn giới thiệu đến các bạn. Hy vọng với những thao tác đơn giản này các bạn sẽ thành công!
