Trong quá trình làm việc với Excel, đặc biệt là khi thao tác với bảng danh sách thì nhiều khi bạn cần sắp xếp các giá trị, đối tượng theo thứ hạng để dễ dàng quan sát. Bài viết hôm nay sẽ hướng dẫn các bạn cách xếp hạng liên tục trong Excel. Hãy cùng theo dõi nhé!
1. Các hàm được sử dụng để xếp hạng liên tục trong Excel
1.1 Hàm count
Cú pháp hàm: =COUNT(Value1,[value2],…)
Trong đó:
- Value1: Là ô giá trị đầu tiên để tham chiếu.
- Value2: Là ô tham chiếu hoặc vùng chọn bổ sung mà bạn muốn đếm số ô, chỉ được tối đa 255 tham số, đây là phần tham số không bắt buộc trong công thức.
1.2 Hàm COUNTIF
Cú pháp: =COUNTIF(range,criteria)
Trong đó:
- Range: là vùng điều kiện mà ta muốn thống kê, muốn đếm
- Criteria: là phần điều kiện mà ta muốn lấy
Các phần trên đều là tham số bắt buộc trong công thức
Cách dùng: Hàm countif sử dụng để đếm số ô thỏa mãn điều kiện trong vùng dữ liệu được chọn
1.3 Hàm RANK
- Cách dùng: Hàm rank được sử dụng để phân hạng, sắp xếp số liệu của một bảng tính Excel
- Cú pháp hàm: =RANK(number,ref,[order])
Trong đó:
- Number: Là giá trị cần xếp hạng trong khối
- Ref: Là khối dữ liệu, danh sách cần sắp xếp
- Order: là thứ tự cần sắp xếp, kiểu sắp xếp có thể là theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần. Nếu trong trường hợp tham số này không có hoặc bằng không thì sẽ sắp xếp theo thứ tự từ cao xuống thấp, còn nếu trường hợp tham số này bằng 1 thì sẽ sắp xếp từ thấp đến cao
2. Các kiểu xếp hạnh liên tục trong Excel
2.1 Cách xếp hạng từ cao đến thấp trong Excel
Bước 1: Bạn thực hiện nhập công thức vào ô đầu của cột xếp hạng (Ô D3) với cú pháp hàm: =RANK(C3,$C$3:$C$7,0)
Trong công thức này:
- C3: Là số cần tìm thứ hạng
- $C$3:$C$7: là danh sách các số trong vùng dữ liệu cần xếp hạng
- 0: Là kiểu xếp hạng từ cao xuống thấp
Bước 2: Khi đã nhập xong công thức thì nhấn Enter sẽ cho ra kết quả xếp hạng của số tại ô C3
Bước 3: Bạn thực hiện kéo giữ chuột của ô D3 xuống các ô còn lại của cột để thực hiện sao chép công thức
Bước 4: Kết quả xếp hạng các giá trị được hiển thị. Lưu ý rằng nếu có 2 giá trị giống nhau thì thứ hạng của chúng sẽ như nhau và ảnh hưởng đến các giá trị sau đó
2.2 Cách xếp hạng từ thấp đến cao trong Excel
Ở trường hợp này thứ hạng sẽ được xếp ngược lại so với kiểu xếp hạng phía trên
Bước 1: Bạn thực hiện nhập công thức vào ô đầu của cột xếp hạng (Ô D3) với cú pháp hàm: =RANK(C3,$C$3:$C$7,1)
Trong công thức này:
- C3: Là số cần tìm thứ hạng
- $C$3:$C$7: là danh sách các số trong vùng dữ liệu cần xếp hạng
- 1: Là kiểu xếp hạng từ thấp đến cao trong danh sách
Bước 2: Khi thực hiện xong bạn nhấn Enter để có thể hiển thị thứ hạng của giá trị tại ô C3
Bước 3: Thực hiện kéo giữ chuột để sao chép công thức cho các ô còn lại trong cột để hoàn thành xếp hạng
Có thể thấy rằng, trong cột danh sách này có hai giá trị điểm giống nhau là 8 nên hai giá trị này cùng xếp thứ 2 và đến điểm 9 thì xếp thứ 4 luôn và không có thứ hạng thứ 3 nữa
Để có thể giải quyết được vấn đề này đầu tiên chúng ta dùng hàm COUNTIF để đếm số lần xuất hiện của các giá trị điểm số. Ta nhập vào hàm với công thức: =COUNTIF($C$3:C3,C3)
Công thức trên có nghĩa là với $C$3 là điểm cố định, và sẽ bắt đầu đếm từ giá trị của ô C3, giá trị cần đếm chính tại ô C3
- Trường hợp 1: Nếu giá trị đếm bằng 1 thì có nghĩa là giá trị trong ô xuất hiện lần đầu tiên
- Trường hợp 2: Nếu giá trị đếm lớn hớn 1 thì giá trị điểm đó đã xuất hiện trước đó và lần xuất hiện thứ mấy
Cuối cùng chúng ta thực hiện nhập hàm xếp hạng được tạo bởi hàm RANK + COUNTIF – 1 sẽ cho ra bảng xếp hạng không bị ngắt quãng
Công thức hàm cụ thể cho ví dụ là ô C3 sẽ là: =RANK(C3,$C$3:$C$7,1)+COUNTIF($C$3:C3,C3)-1
Như vậy là các giá trị được sắp xếp theo thứ hạng và không bị ngắt quãng
Lời kết: Trên đây là những chia sẻ giúp các bạn biết cách xếp hạng liên tục trong Excel. Hi vọng các bạn có thể áp dụng thành công dựa vào những hướng dẫn trên. Chúc các bạn thành công!
